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Re:给教授写邮件的正确操作
2022-06-27 15:50:48

专业邮件和非正式写作模式之间的界限在社交网络上变得模糊不清,以至于大家开始觉得,是不是只需要表达清楚自己的意思就行了?至于格式什么的都属于繁文缛节~

真的是这样么?

 

在某种程度上,社交媒体时代,我们使用邮件的频率在降低,尤其是在国内,微信在很多时候成为工作学习中最常用的通讯工具。我们的邮箱堆满了来自Facebook,Instagram以及乱七八糟的广告邮件,查看这些邮件最复杂的操作就是点击及滑动鼠标的轮子。

 

日常交流的邮件

首先你得明白,“即时通讯”的一大要求就是简洁,但大多数大学教师(尤其国外)认为电子邮件更接近于传统的书信而不是短信,这种写作风格要求更加正式,更加彻底和忠实地遵守书面语言的写作规范,例如拼写、用词、标点符号、语法等。

 

基于你的写作动机和对象,选择不同的写作方式,会产生重大的影响。因此,你在给朋友发短信时使用表情符号、缩写词等,其本身也是在运用一种写作技巧,而你在向教授发电子邮件时,你不会使用同样的写作技巧。

 

 正式邮件内容和用词都较为严谨

 

有效的写作需要根据受众,目的和类型(例如学术电子邮件)来确定用词。例如给教授发电子邮件的一些惯例如下:

 

1.使用明确的主题行。主题“浅谈丝绸之路对中亚历史的影响”比“heeeeelp!”好一点(并且比不可原谅的空白主题专栏要好得多)。

 

2.使用称呼和签名。而不是直接跳到你的信息或说“嘿”,而是以“你好”或“下午好”之类的问候开始,然后通过适当的标题和姓氏向教授讲话,例如“XXX教授” “或”XXX博士 “(虽然这可能很复杂,取决于你老师的性别,等级和教育水平,在大学里,”教授“通常是一个安全的称呼。)同样,结尾就不要是”从我的iPhone发送“或什么都没有,哪怕是最简单的Sincerely+你的名字。

 

3.使用标准标点符号,大写,拼写和语法。而不是写“idk what 2 rite about in my paper can you help?”(我不知道论文该写啥,您能帮下忙吗?)尝试更多的事情,“我正在写一篇关于您昨天在课堂上提出的话题的论文。”

 

4.尽量独立解决您需要解决的问题。如果你通过电子邮件询问一些你可以自己查找的东西,这是非常不尊重对方的行为。但如果你提到你已经检查过教学大纲,问过同学并查看了教授过去的电子邮件,这样就把自己表现得更负责任且主动积极。所以,不要问,“今晚我们的作业是什么?”你可以写“我通过课程大纲和课程网站查看了本周末分配的作业,但不幸的是我无法找到它。”

 

5.人性化。一些最有效的电子邮件动机往往不是“有所求” - 严格来说不是关于课程提纲,成绩,缺席或作业。在尽量避免明显的奉承的情况下,你可以评论课堂上的内容,分享教授可能想要了解的事件信息,或者传递与课程相关的新闻稿中的文章。你要认识到教授是人,不是给你打分的机器。

有效的写作并不仅仅意味着遵循所有规则。有效写作意味着写作是一种人类交流行为 

 根据你写作对象和动机来选择你的用语。

 




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