首先你得明白，“即时通讯”的一大要求就是简洁，但大多数大学教师（尤其国外）认为电子邮件更接近于传统的书信而不是短信，这种写作风格要求更加正式，更加彻底和忠实地遵守书面语言的写作规范，例如拼写、用词、标点符号、语法等。

基于你的写作动机和对象，选择不同的写作方式，会产生重大的影响。因此，你在给朋友发短信时使用表情符号、缩写词等，其本身也是在运用一种写作技巧，而你在向教授发电子邮件时，你不会使用同样的写作技巧。

 正式邮件内容和用词都较为严谨

有效的写作需要根据受众，目的和类型（例如学术电子邮件）来确定用词。例如给教授发电子邮件的一些惯例如下：

1.使用明确的主题行。主题“浅谈丝绸之路对中亚历史的影响”比“heeeeelp！”好一点（并且比不可原谅的空白主题专栏要好得多）。

2.使用称呼和签名。而不是直接跳到你的信息或说“嘿”，而是以“你好”或“下午好”之类的问候开始，然后通过适当的标题和姓氏向教授讲话，例如“XXX教授” “或”XXX博士 “（虽然这可能很复杂，取决于你老师的性别，等级和教育水平，在大学里，”教授“通常是一个安全的称呼。）同样，结尾就不要是”从我的iPhone发送“或什么都没有，哪怕是最简单的Sincerely+你的名字。

3.使用标准标点符号，大写，拼写和语法。而不是写“idk what 2 rite about in my paper can you help?”（我不知道论文该写啥，您能帮下忙吗？）尝试更多的事情，“我正在写一篇关于您昨天在课堂上提出的话题的论文。”

4.尽量独立解决您需要解决的问题。如果你通过电子邮件询问一些你可以自己查找的东西，这是非常不尊重对方的行为。但如果你提到你已经检查过教学大纲，问过同学并查看了教授过去的电子邮件，这样就把自己表现得更负责任且主动积极。所以，不要问，“今晚我们的作业是什么？”你可以写“我通过课程大纲和课程网站查看了本周末分配的作业，但不幸的是我无法找到它。”

5.人性化。一些最有效的电子邮件动机往往不是“有所求” - 严格来说不是关于课程提纲，成绩，缺席或作业。在尽量避免明显的奉承的情况下，你可以评论课堂上的内容，分享教授可能想要了解的事件信息，或者传递与课程相关的新闻稿中的文章。你要认识到教授是人，不是给你打分的机器。